手把手教你“办展”
作者:k.c. 发布时间:12-08-07 浏览次数: [ ]

关键词:主办单位, 会务工作, 项目策划, 策划阶段, 实施阶段, 展后阶段, 招商招展, 网络营销, 二维码应用, 总结评估

你对展会的举办了解多少,想了解吗,来看看师盛手把手教你“办展”吧!
一.策划阶段
(一)项目的选定
1.执行项目市场调查;
一般情况下要根据本地、本区域的经济结构、产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点,首先考虑本区域的优势产业和主导产业,其次考虑重点发展中的行业,再次考虑政府扶持的行业。具体分析行业市场状况,要摸清楚市场的归属,即属买方市场还是卖方市场等;
2.办展资源的整合;
办展资源包括:资金、人力、物力(办公设备和通讯工具)以及信息资源和社会资源;
A.信息资源是指目标客户的信息量、合作单位的信息量,还有关于该项目的行业、产业的信息量;
B.社会关系是指与该展览所属行业的主办单位、主管部门还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等;
3.同行对此项目的反应;
4.该项目举办的时间选定;原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间;
5.创意命题;

(二)寻求支持单位
寻求对口的主管部门和单位,作为展览会的主办或支持单位:
1.可以提高展览会的档次、规格和权威性;
2.扩大展览会的影响力,吸引媒体的广泛关注,便于展开新闻宣传和炒作;
3.提高行业号召力,利于组织目标客户参展和目标买家参观;
4.代表行业的发展状况和趋势;
5.有效地形成项目的品牌效应,最终实现可持续发展战略。

(三)寻求合作单位,建立营销网络
寻求对口的合作单位,作为展览会的招展组团代理:
1.提高展览会的影响力,加快信息的有效快速传递;
2.善用资源,优势互补,加快资源整合;
3.最大限度挖掘新客户,壮大参展队伍;
4.最大限度地降低招展成本。
 
二.实施阶段
(一)广告攻势
主办者应围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传,按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告;
除此之外,我们还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材,或对牵头参展的行业代表(企业)进行新闻专访,从侧面传播展览会信息,来进行新闻炒作。户外广告则是利用人流量较大的公共场所,其目的是营造展览会的声势,形成广告宣传攻势。

(二)招展和组团工作
1.寻求支持及协助单位,建立展览营销网络;
2.组织实施的具体工作项目;
(1) 认真做好项目预算。
(2) 收集可能参展的企业名录,或叫展商目标名录,建立信息库。
(3) 宣传资料的CI设计、制作,及发送调查表、征询表。
(4) 主办单位打印文件下发。
(5)利用新闻发布会、酒会,介绍及配合市场的宣传文章。
(6) 利用各种媒体做宣传广告(包括二维码媒体广告等)。
(7) 短信发送、电话联系或发送传真件、通过因特网发布信息;(包括现在的二维码短信、彩信邀请功能,展会网站的构建风格,微博一键转发的互动方式,都是吸引客户注意力的新形式,在这方面针对客户的宣传和互动更具有影响力)。
(8) 印刷宣传资料一般有:
a.招展邀请函、征询函、调查表等;b.展商须知(或参展手册);c.招商邀请函; d.门票; e.会刊 ;f.纸袋 ;g.展览会进展报告、挖掘潜在的 参展企业、大的参展商。
(9)对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别,发送招展邀请函、征询函、调查表等。
(10) 上门拜访一些主要的牵头参展企业。
(11) 联合可能合作的同行,采取让利的办法,合作招展。
(12) 展位的销售安排及布置。
(13)收集尽范围可能的参观商名录,或叫买家目标名录,有计划地发送登记表和门票:可以利用现在的高科技二维码信息终端实现数据录入、信息查询、资料搜索等快捷方式。
(14) 与展览会有关的各项广告征集工作。
(15) 展览工程业务和展具租赁的预定工作。
(16)展览现场的气氛营造(现场的布置、开幕式安排、开幕广告等)。
(17)展览现场的优质服务(会务、广告、工程、清洁、保安、交通等协调工作)。
(18) 主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务工作及礼品安排。
(19) 展览会有关数据、信息的统计和收集。
(20) 着眼于第二届的预告宣传工作

3.组织实施过程的阶段划分
从主办单位工作划分:
(1)信息发布阶段:a.发送调查表;b.发送征询表;c.发送邀请函。
(2)营造气氛阶段:a.媒体广告、文章宣传;b.新闻发布会、酒会及研讨会(由专业会务公司提供电子化管理服务);c.主办单位文件下发对口企业;d.电话、传真、网络广泛宣传;e.第二次发邀请函;f. 合作单位发邀请函(二维码短信彩信实现互动)。
(3)与展商直接联系阶段a.电话、传真、电子邮件;b.拜访重点客户;c.合作单位同时开始招展工作。
(4)与展商洽谈阶段a.电话;b.约见;c.拜访;d.传真;e.发送筹备进度报告;f.发送门票。
(5)展览服务阶段a.广告征集;b.工程预定展具工作;c.招商广告安排;d.招商邀请函;e.招商门票发放;f.现场营造气氛(特色电子题词,二维码手写签到,会务智能终端抽奖、互动、智能检票,这些都是近年较流行的互动环节);G.发送各种类型的调查表;h.着眼于第二届的宣传;i.现场的专业服务。 
 
三.展后阶段
展后工作一般分三个阶段进行:展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。
(一)展后跟踪阶段;
1.加深目标客户的印象;
2.树立展览会品牌形象;
3.为下一届展览会作预告宣传。

展后跟踪主要的工作是:
1.感谢工作。对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体,都应该给予感谢。对于重要的客户,我们可以采取登门致谢,甚至通过宴请方式表示谢意。
2.媒体跟踪报道。主要是对展览会进行一个回顾性的报道,将有关情况、有关的统计资料数据,提供给新闻界炒作,进一步扩大展览会的影响;展览会的各类统计数据包括:
a.展览环境如:参观人数、专业含量、平均参观时间等;
b.展览效果如:展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等;
3.发布下届展览信息;
4.给展商发放展后意见调查表、征询表。 
 
(二)总结阶段; 
1.从筹备到开展中的各项工作总结;
2.效益分析和成本核算;
3.项目市场调查。本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。

(三)评估阶段;
系统评估,如:对成本效益的评估、宣传质量效果的评估、招展代理完成目标任务的评估、主办单位是否具有预计的号召力的评估等,将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。

以上是师盛会务对办展具体步骤和注意事项的简单梳理,供大家在办展过程中借鉴参考!




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